診療予約システムが「神ツール」と言われる理由 – 5つの利点

診療予約システムの利点は、患者様、スタッフ、先生へとそれぞれ現れます。「診療予約システムは、単なるツールではない」そう断言する院長先生やスタッフが後を絶ちません。なぜなら、単に予約を受け付けるだけでなく、業務全体を劇的に改善する「神ツール」だからです。 この記事では、診療予約システムを導入する、5つの驚くべきメリットをご紹介します。

1. 診療予約システムの利用で電話対応が激減、スタッフの負担軽減の利点

診療時間中の電話対応は、スタッフにとって大きな負担です。 予約や順番確認の電話が鳴るたびに診察や受付業務が中断されてしまいます。診療予約システムを導入すれば、患者様はスマホやPCからいつでも予約が可能です。これにより、電話対応の時間は大幅に削減され、スタッフは本来の業務に集中できるようになります。

2. 診療予約システムで予約を一元管理「ダブルブッキング」や「入れ間違い」がゼロに

手書きやExcelでの予約管理では、ヒューマンエラーがつきものでした。そのため、うっかり同じ時間に複数の患者様を予約してしまったり、時間を間違えてしまったり…。こうしたミスは、患者様の信頼を損ねるだけでなく、当日の受付業務を混乱させてしまいます。

そこで予約システムで管理にすることで、予約の重複は物理的に発生しません。さらに時間や人数を正確に管理できるため、ヒューマンエラーによるトラブルを未然に防ぎます。

3. 無断キャンセル（ノーショー）激減による利点

予約の無断キャンセルは、クリニックの経営にとって大きな損失です。診療枠が空いてしまうだけでなく、予約していた患者様を待たせる原因にもなります。

多くの診療予約システムには、予約確認メールやリマインダー機能が搭載されています。これにより、患者様は予約日時や順番を再確認でき、うっかり忘れを防ぐことができます。また、キャンセルもオンラインできるため、結果として無断キャンセル率の低下に繋がります。

4. システム連携で受付業務がスムーズに

診療予約システムを他のシステムと連携することにより、業務がスムーズになります。電子カルテ、レセコンと連携をすれば、予約患者の来院受付からカルテ登録までがシームレスになります。　またWEB問診と連携をすれば、予約登録から問診登録までが患者様のご自宅で行えますので、受付での記入作業は不要です。

スタッフは内容を確認するだけで済み、診察までの流れをスムーズにすることができます。また、事前に患者様の情報を把握できるため、より効率的な診察が可能になります。

5. 患者様の「待ち時間ストレス」を解消

患者様が病院に抱える不満のトップは「待ち時間」です。よって診療予約システムを導入することで、待ち時間を予測できるようになったり、WEB問診などで来院から診察までの時間を短縮することができます。

予約管理を最適化することで、患者様の来院が分散され、待合室の混雑を緩和できます。これにより、患者様の待ち時間に対するストレスを大きく軽減し、結果としてクリニックの評価やリピーターの増加に繋がります。

まとめ

診療予約システムは、電話対応の削減から患者満足度の向上まで、多岐にわたるメリットをもたらします。

「患者様のためにも、スタッフのためにも、より良いクリニックにしたい」とお考えであれば、この「神ツール」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。 スマイリーリザーブ30日間無料試用はこちら